Cada oportunidade é única e insubstituível. Muito mais impactante do que a frase “a primeira impressão é a que fica”, é saber que talvez você não tenha uma segunda chance no universo veloz dos negócios. Estar preparado para a primeira reunião com o prospect é fundamental para estabelecer os rumos da negociação. Essa é a oportunidade que você tem de se destacar perante à concorrência e estabelecer relações.
No mundo das vendas, conseguir conquistar a confiança é essencial, pois uma vez que a pessoa esteja disposta a conversar, é mais fácil de concretizar os objetivos. A primeira reunião presencial marcada é, certamente, o indicativo de um bom trabalho de prospecção. Sua tarefa agora é impressioná-lo e finalizar a negociação. Sabemos como este momento exige preparação e cuidado, por isso, compartilhamos algumas dicas úteis:
O lugar de encontro para a realização da primeira reunião precisa ser pensado em todos os seus detalhes para que o cliente se sinta importante e bem recebido. É essencial que a sala tenha uma boa infraestrutura, que comporte a quantidade de pessoas que estarão presentes de maneira confortável e que todos os equipamentos necessários à apresentação estejam funcionando adequadamente.
A preocupação com os detalhes também faz toda a diferença neste momento, tome cuidado com a iluminação, temperatura do ambiente, organização da sala, disposição dos elementos decorativos e também com o bem-estar de quem você está recebendo. Preocupe-se em oferecer pequenos cuidados, como uma xícara de café ou chá e disponibilizar canetas e blocos para anotações. Caso você não disponha de um espaço com infraestrutura adequada, talvez seja interessante deixar que o cliente escolha qual é o local que ele prefere para se reunir com você.
Jamais se atrase para uma reunião de negócios, pois isso demonstra falta de respeito com aqueles que estão à sua espera. Cumprir horários e comparecer com alguns minutos de antecedência demonstra responsabilidade e comprometimento. Também não chegue cedo demais para não transparecer que está desesperado ou ansioso. Atenha-se ao horário estabelecido previamente e inicie no horário combinado, respeitando sempre a agenda de todos os presentes.
Prepare-se com antecedência para a reunião, mostre ao seu cliente que você conhece o negócio, que está interessado e que pesquisou a respeito da empresa. Esse é um dos tópicos mais importantes. Jamais vá a um encontro sem antes ter estudado com calma todas as características do negócio em potencial. Com esse tipo de atitude, você saberá o que esperar do encontro e poderá se organizar para oferecer ao cliente as melhores soluções. Além disso, economiza tempo, pois o cliente não se sentirá na obrigação de explicar todos os pormenores dos seus objetivos. Isso facilita também para antecipar possíveis obstáculos ou desentendimentos, demonstrando sua preocupação com o negócio.
Não fique preso aos recursos tecnológicos ou apresentações em power point, mostre ao seu cliente a capacidade de pensar por si próprio e domínio do seu produto. Seja simples na apresentação daquilo que você oferece e tente explicar da forma mais compreensível possível.
Esteja aberto a sugestões e ideias que possam surgir, e, se possível, proponha soluções personalizadas. Não tente vender um pacote engessado com uma apresentação decorada. Se o cliente perceber que você fala com desenvoltura a respeito dos seus projetos, ele sentirá confiança na sua apresentação. Lembre-se também que o segredo de uma boa reunião não está em forçar uma venda, mas em estabelecer relações, saber ouvir e poder contribuir de forma positiva para alguém.
O planejamento do assunto que será discutido na reunião é essencial. Estabeleça uma pauta e tente manter-se alinhado a ela. Isso impede que o encontro se estenda ou a conversa se perca em assuntos que não são essenciais. Tente definir um horário para o início e o término da conversa, para que todos tenham claro o tempo de fala. A pauta torna a reunião mais produtiva e eficiente. Lembre-se que o tempo de todos é precioso e que a organização também representa eficiência e produtividade. Procure fazer a mediação das falas sem interromper de maneira grosseira os que estão falando, mas conduzindo os presentes a aterem-se aos assuntos discutidos.
Mesmo que você tenha um planejamento de pauta saiba respeitar o tempo de fala e demonstre disponibilidade para escuta. Lembre-se de que todos gostam de falar a respeito dos próprios negócios. Ouça o cliente com atenção e anote tudo que for importante durante a conversa. Também ofereça ao cliente a oportunidade de entrar em contato após o encontro, caso algum tópico da negociação não tenha ficado suficientemente claro. Durante a reunião, tenha em mãos um bloco e uma caneta para não perder nenhum detalhe. Demonstre-se disposto a esclarecer dúvidas e não saia sem ter compreendido claramente os objetivos do que seu cliente espera de você.
Somente discutir ideias sem visualizar resultados e propostas é ineficiente, portanto é preciso que ao longo da reunião todas as ideias se concretizem com o estabelecimento de prazos, metas e objetivos. Tente organizar os documentos e apresentações importantes para que o seu cliente possa visualizar de forma clara o que você está sugerindo. Entregue a ele materiais via e-mail ou presencialmente para que ele possa levar para casa e reler as propostas quantas vezes forem necessárias. Em uma reunião de negócios, todos devem sair sabendo quem serão os responsáveis pelas atividades, quando e como elas serão trabalhadas. Essa é uma forma de garantir que todas as ideias discutidas serão corretamente executadas por seus responsáveis.
Você precisa passar uma imagem de segurança e confiança aos presentes, portanto saber controlar a ansiedade é um dos principais pontos a serem trabalhados para garantir uma boa reunião. Segue algumas dicas que podem ajudar nesta questão:
Se você estudou o seu cliente e fez o dever de casa com a apresentação, certamente estará se sentindo seguro para inserir uma conversa informal ao longo da discussão. Tente encontrar assuntos que você possa ter em comum com o cliente para estabelecer uma relação de afinidade e confiança. A reunião também pode ter um espaço para essas conversas informais, desde que seja antes de iniciar o trabalho ou logo após o encerramento do encontro. Estabelecer um ponto de afinidade pode gerar simpatia e criar vínculos entre os presentes. A reunião não precisa ser formal o tempo todo, pode ter pequenos momento de descontração.
O último tópico é um dos mais importantes, afinal, muitas vezes uma imagem vale mais que mil palavras. Apresente-se de forma adequada na reunião. Não precisa ser uma roupa formal, mas é necessário que o cliente perceba que este encontro é importante para você e que você o valoriza. A roupa que veste pode dar sinais desse comprometimento. Um visual limpo com cores neutras é sempre o ideal. Cuidado com as unhas, cabelo, barba também demonstram asseio. Não exagere na maquiagem, nem em roupas decotadas ou muito coloridas, o objetivo não é chamar atenção para seu visual, mas para suas ideias, a vestimenta complementa o seu posicionamento engajado.
Esperamos que essas dicas possam ajudar a transformar as suas reuniões em encontros cada vez mais significativos. Somos uma empresa especializada em prospecção de clientes e temos prazer em ajudar a alavancar os seus negócios. Fique atento às nossas publicações no blog para receber mais dicas sobre como vender melhor. Entre em contato conosco para sabe mais sobre nossos serviços!
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